Abapinho

(Português) Evernote – No anotar é que está o ganho

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Il faut cultiver notre jardin – Voltaire

No SAP fala-se muito de experiência. Fulano tem muita experiência, sicrano tem pouca experiência. Tenta-se com isso medir a capacidade que alguém tem de usar o seu passado para lidar com o seu futuro. Mas nem sempre ter experimentado uma coisa é sinónimo de ganhar experiência com ela. O exemplo paradigmático ao alcance de todos é o amor: quantos desgraçados, por muitas experiências desgraçadas que tenham tido, se continuam a desgraçar-se no amor! O SAP não é o amor. Ainda assim não nos faltarão exemplos de consultores que no CV descrevem muitas experiências e na prática se revelam uns grandes inexperientes.

A Inteligência terá certamente muito peso nessa capacidade de sublimar as experiências, de as conservar, de fazer delas Compota de Experiência. Mas, pelo menos no que toca ao mirabolante mundo do SAP, quem tem também muito a dizer é a senhora Memória. Ou melhor dizendo, a falta dela.

O mundo do SAP é horizontal e vasto. Para onde quer que se olhe é a perder de vista. E embora seja um mundo bastante populado e onde se viaja muito, não houve até hoje, que eu saiba, cartógrafos de jeito. Os mapas que dele se fizeram são parcos, pobres, distorcidos e normalmente ainda o julgam plano quando toda a gente já sabe há muito tempo que ele é curvo.

Há que cartografar o nosso mapa.

Eu tiro notas

Desde que comecei a trabalhar em SAP que escrevi sistematicamente notas detalhadas de tudo o que fiz de relevante que pudesse vir a usar no futuro.

No início era o caderno. Mas rapidamente se tornou impraticável: não só corria o risco de o perder como muito depressa o caderno se transformou em dois cadernos. Antes que estes se transformassem em três, mudei-me para dentro do computador e durante quase 10 anos usei as “tasks” do Outlook para tirar notas. Criava uma “task” para cada tarefa (passe a redundância parva) e depois, no seu texto, ia escrevendo notas, introduzindo sempre a data, em formato de diário. Assim, não só fico a saber o que fiz como quando o fiz. Tirar notas sistematicamente permite-me sentir que a minha experiência está verdadeiramente acumulada e invulnerável aos humores da patética e ridícula memória que me habita. Hoje tenho 593 notas que documentam 11 anos de SAP e não é invulgar recorrer a notas de 1999 para resolver problemas dos dias que correm. O meu conjunto de notas é já um autêntico SDN-de-trazer-por-casa.

Foram imediatos os benefícios deste esforço de cartografia:

O Evernote

Eu até julgava que o Outlook servia até que descobri o Evernote e foi como um sol que começou a raiar sobre os meus apontamentos.

O Evernote (www.evernote.com) é um programa feito propositadamente para isto, para tirar notas. É grátis e está disponível para Mac, Windows, Web, e para todo o tipo de telemóveis e afins.

A forma de funcionar com o Evernote vai do gosto de cada um, mas eu funciono assim:

  1. Crio um “notebook” para cada cliente/projecto;
  2. Para cada tarefa crio – no “notebook” respectivo, uma nota;
  3. Documento nessa nota tudo o que faço para essa tarefa. Quando começo a escrever numa nota, se ainda não tiver escrito nada nela nesse dia, precedo o que escrevo com a data de hoje (em negrito para a destacar). Claro que não escrevo tudo, tudo, tudo; escrevo tudo o que me parecer relevante para pesquisa posterior. Coisas como nomes de objectos (DDIC, programas, etc), links para o SDN ou seja para onde for, comentários, pedidos e respostas do cliente, hipóteses de soluções, problemas encontrados, enfim, tudo o que pareça relevante. Por vezes, depois de uma reunião em que se desenhou no quadro, tiro uma fotografia ao quadro com a webcam do próprio computador e acrescento-a à nota;
  4. Crio também em cada cliente uma nota intitulada “infra-estrutura” com os detalhes técnicos das máquinas e passwords e etc. Outra nota chamada “contactos” com os telefones e emails das pessoas com que lá trabalho. Uma vez até criei uma nota com uma fotografia do panfleto de telepizza lá da zona pois o Evernote permite pesquisar texto até em imagens;
  5. O Evernote permite usar “tags” para classificar as notas. Tags como “pendente”, “desenvolvimento”, “teste”, “terminado” são o suficiente para, através de um filtro, poder saber o que temos em mãos num cliente num determinado momento;
  6. Quando termina o meu trabalho num cliente, acrescento uma tag com o nome do cliente/projecto a todas as suas tarefas e movo-as todas para um “notebook” onde junto as notas de todos os projectos terminados. Assim, além desse, só tenho um “notebook” para os clientes em que estou actualmente.

A qualquer momento posso fazer uma pesquisa por texto ou por “tag” e os resultados são praticamente instantâneos.

Sincronizado na nuvem

O Evernote sincroniza com um servidor lá deles. Isso quer dizer que uma nota escrita num mac é imediatamente sincronizada com todos os nossos outros dispositivos como iPhone, pc, e ficam também disponíveis online. Quando se trata de informação mais sensível pode introduzir-se uma password para encriptar o texto ou optar por não sincronizar. Mas a sincronização significa que todas as notas são acessíveis a partir de um monte de sítios diferentes.

SAP e não só

Embora o que aqui nos traz é o SAP, o Evernote é útil em muitas outras áreas:

– Culinária – um notebook onde guardo uma nota por cada receita (transcrita ou fotografada), livro de receitas (PDF), nota, dica, etc;
– Aulas – apontamentos que tiro nas aulas (uma nota por cadeira)
– Projectos – se faço obras em casa crio um notebook para isso e nele vou acumulando fotos, links, ideias, contactos, etc. E, claro, uma nota com um diário para saber o que fiz, quando e com quem.
– Saúde – quantas vezes não me esqueci do contacto de um médico ou dos medicamentos que me receitou há uns anos atrás. Agora tenho um notebook com uma nota por cada coisa que me acontece relacionada com saúde e na qual guardo notas e contactos para mais tarde recordar

À borla

O Evernote é grátis. Mas também podes pagar se quiseres muito.

Alternativas

Para quem não tem Mac e se vê obrigado a usar o Windows pode também experimentar o Microsoft OneNote mas este não só é pago como é mais feio e não sincroniza com a nuvem. O OneNote é mais flexível na edição de texto, tabelas e imagens mas ainda assim eu prefiro o Evernote. Além do OneNote e do Evernote há muitas outras alternativas que não conheço bem.

Obrigado

Independentemente da ferramenta que escolhas, o importante é que o trabalho fique documentado de forma a que mais tarde possa ser consultado. Requer método, paciência e persistência, mas passado uns tempos vais constatar as vantagens e ficarás tão agradecido a ti próprio que te vão vir as lágrimas aos olhos e vais virar-te para ti próprio e dizer “Ó eu próprio, muito obrigado!”.

O Abapinho saúda-vos.

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